La réunionite, une question de temps ?

Et si tous les problèmes de productivité actuels des réunions n’étaient finalement qu’une simple question de temps. Une bonne gestion du temps avant, pendant et après la réunion serait-elle la clé pour revenir à des réunions utiles et efficaces et en finir avec la réunionite ? La gestion du temps de réunions ça ne veut pas forcément dire chercher à faire toujours plus vite, c’est aussi une question de comment vous organisez votre temps.

Investir son temps au bon endroit pour éviter la réunionite

On organise une réunion et on se dit qu’il faut essayer de faire vite, donc pour gagner du temps on improvise un ordre du jour vite fait, voir un simple thème en se disant que pour le reste on verra au début de la réunion. Félicitations, vous venez de gagner 5 à 10 minutes sur la préparation de votre ordre du jour ! Et par la même occasion, vous participez à la réunionite et avez condamné votre réunion à durer au minimum une heure, dont 30 minutes pour que chacun sache pourquoi il est là…
La préparation de la réunion est une étape cruciale. Il faut savoir y accorder le temps nécessaire si vous souhaitez par la suite avoir une réunion plus courte et gagner en productivité. Un ordre du jour fait en amont avec les sujets à aborder et quelques bullet point, vous permettra de savoir quels participants doivent réellement être présents, et cela leur permettra d’arriver préparés. Vous pourrez alors rentrer plus rapidement dans le vif du sujet et arriver plus rapidement à une décision.
L’après réunion est aussi un moment important. Trop souvent nous perdons du temps à écrire un long compte-rendu, pas toujours objectif. Les participants perdent tout autant de temps à rechercher les informations… Bien entendu le compte rendu de la réunion est incontournable si on ne veut pas que la réunion tombe dans l’oubli et sombrer dans la réunionite. Il doit aller à l’essentiel : Décisions Prises et Tâches attribuées. Nous vous conseillons plutôt d’opter pour une solution collaborative de prise de notes qui puisse constituer votre compte  rendu.

Soigner la réunionite en structurant son temps

Estimer à la volée le temps que va durer une réunion n’est pas chose aisée, surtout s’il y a beaucoup de sujets à aborder. Pour vous faciliter la tâche, pensez à structurer votre temps comme vous structurez votre réunion, via l’ordre du jour. Allouer un temps par sujet vous donnera une vision plus précise et réaliste de la durée de votre réunion.
Pendant la réunion, il sera plus simple de savoir où vous en êtes dans votre gestion du temps. En ayant fixé un temps pour chaque sujet, vous pourrez ajuster au fil de la réunion pour ne pas dépasser l’horaire global prévu. Adieu la réunionite !
C’est aussi un bon moyen d’éviter les incohérences. En toute logique, le temps accordé à un sujet devrait refléter son importance. Vous pourrez toutefois ajuster au fil des sujets, en étant conscient que les 5 minutes de dépassement sur le sujet 1 peuvent être récupérées sur un des sujets suivants pour respecter le timing général fixé.

Top Chrono !

Fixer des horaires, découper son temps, préparer sa réunion… ok mais une fois pris dans les débats comment ça se passe ? Tout le monde oublie le temps et on dépasse de sujet en sujet pour au final doubler le temps de réunion et on retombe dans le cercle viceux de la réunionite. Pour éviter cela, il est vivement recommandé de désigner un « timekeeper », un participant chargé de surveiller le temps et de prévenir en cas de dépassement.
Bien entendu, vous n’allez pas interrompre les débats à son signal, mais au moins il sera là pour vous alerter et éviter une dérive trop importante de la réunionite. Tout comme la prise de note, il existe des outils qui vous permettent de partager la fonction de timekeeper en réunion, via des aides visuels, chronos… A vous de trouver votre mode de fonctionnement mais il ne faut pas sous-estimer l’impact que cela peut avoir sur votre productivité.

En résumé, si vous cherchez à vaincre la réunionite, commencez par vous focaliser sur le temps :
-    Le temps passé à préparer votre réunion : un bon investissement !
-    Le découpage du temps par sujet : structurez vos réunions
-    Le suivi et le respect du timing prévu : l’incontournable Timekeeper
-    Les gains de temps sur l’après réunion : gagner du temps avec les bons outils

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